El curso de Asistente Administrativo/a busca que los/as destinatarios/as adquieran conocimientos y herramientas que les permitan desempeñarse en funciones de lo conocido como "Secretario/a". Esta es una función importante, tanto en pequeñas empresas, grandes, el ámbito público, político y la propia universidad. Los/as secretarios/as ejecutivos/as son la mano derecha de políticos y ejecutivos de cualquier tipo de organización, ya que les proporcionan apoyo directo, gestionan sus agendas y se encargan de sus citas. Además, planifican, organizan, coordinan y controlan todas las actividades, procedimientos y documentos tanto administrativos como operativos.
Por el expertise de esta Unidad Académica en la gestión, se observa que los puestos de asistente administrativo con los conocimientos aquí definidos son escasos.
Debemos recalcar que el término "Secretario/a" ha sido lentamente reemplazado por "Asistente" a través de los años, ya que el primero es considerado, actualmente, como un término inadecuado y anticuado, a pesar de que sigue siendo utilizado para ciertas posiciones.
Las funciones que podrá desempeñar el asistente serán:
- En una empresa como en una institución de otras características, ser el primer punto de contacto y el enlace entre su jefe y sus clientes, terceros, proveedores y otros empleados, interactuando con ellos de manera profesional y eficaz
- Gestionar todas las llamadas, correos electrónicos, correspondencia y faxes, tanto entrantes como salientes
- Redactar y revisar comunicaciones escritas, reportes, presentaciones y hojas de cálculos
- Gestionar el calendario profesional y personal del ejecutivo, así como los requerimientos para reuniones, coordinando sus citas para asegurar un manejo efectivo de los eventos
- Archivar y organizar documentos tanto físicos como digitales, tales como correos electrónicos, reportes y otros documentos administrativos
- Solicitar nuevos suministros y hacerse cargo del inventario, reemplazando materiales y equipos cuando sea necesario.
- Internalizar y estar al tanto de la estructura organizativa de la empresa u organización, sus políticas y objetivos.
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